Ce que la quittance doit contenir
Un seul article encadre la quittance : l'article 21 de la loi du 6 juillet 1989. Il tient en cinq phrases et fixe quatre règles. La première est la seule qui touche au contenu du document : le détail des sommes, loyer et charges séparés.
« Le bailleur ou son mandataire est tenu de transmettre gratuitement une quittance au locataire qui en fait la demande. La quittance porte le détail des sommes versées par le locataire en distinguant le loyer et les charges. »
Le reste du document n'est pas imposé par un texte, mais il fait la valeur de la quittance comme preuve du paiement. Notre modèle reprend donc :
- Le détail des sommes verséesLoyer hors charges d'un côté, provision ou forfait de charges de l'autre.Art. 21, loi de 1989
- La gratuité de la quittanceMentionnée en pied de document.Art. 21, loi de 1989
- Les noms du bailleur et du locataireEt celui du mandataire si une agence établit la quittance.Mention d'usage
- L'adresse du logement et la période payéeDu premier au dernier jour du mois.Mention d'usage
- La date et le mode de paiementVirement, prélèvement, chèque.Mention d'usage
- Le lieu, la date d'émission et la signatureDu bailleur ou de son mandataire.Mention d'usage
Trois sommes particulières, quand elles existent, s'inscrivent sur leur propre ligne et ne se fondent jamais dans les charges : l'aide au logement versée directement au bailleur, dont la déduction doit être portée à la connaissance du locataire (articles L842-1 et L832-2 du code de la construction et de l'habitation) ; la prime d'assurance que le bailleur a dû souscrire pour le compte du locataire (article 7, g, de la loi de 1989) ; la contribution pour le partage des économies de charge après des travaux d'économie d'énergie (article 23-1). Le générateur les ajoute sur demande.
La règle vaut aussi pour la location meublée louée comme résidence principale : l'article 25-3 de la même loi rend l'article 21 applicable aux logements meublés. Vous utilisez donc le même modèle pour un bail meublé et pour un bail vide.
Votre locataire vous demande plutôt un justificatif pour la CAF, son employeur ou sa banque ? Ce n'est pas une quittance mais une attestation de loyer, dont le contenu change selon le destinataire.
Comment faire une quittance de loyer en quatre étapes
Renseignez le bailleur et le locataire
Nom et adresse du bailleur, ou de l'agence qui gère le bien, puis le nom de chaque titulaire du bail et l'adresse du logement.
Choisissez la période
Le mois payé. Pour plusieurs mois réglés d'un coup, cochez l'option : vous obtenez une quittance par mois dans un seul PDF.
Détaillez les sommes
Le loyer hors charges, puis les charges, en indiquant s'il s'agit d'une provision ou d'un forfait. Précisez si le paiement est complet ou partiel. Après une révision annuelle du loyer, reportez le nouveau montant.
Vérifiez, téléchargez, signez
Relisez l'aperçu, téléchargez le PDF, signez-le et remettez-le au locataire. Le mois suivant, le bouton « Préparer le mois suivant » reprend vos informations.
Quittance ou reçu : ce qui change en cas de paiement partiel
Le locataire n'a payé qu'une partie du mois ? La loi ne vous laisse pas le choix du document.
« Si le locataire effectue un paiement partiel, le bailleur est tenu de délivrer un reçu. »
La différence n'est pas qu'une question de titre. La quittance atteste que le terme est entièrement réglé et libère le locataire pour la période. Le reçu constate seulement qu'une somme a été encaissée. Remettre une quittance pour un paiement incomplet revient à attester un paiement qui n'a pas eu lieu : en cas de litige sur l'arriéré, c'est le bailleur qui se retrouve en difficulté.
Notre générateur applique la règle de lui-même. Cochez « Une partie seulement », indiquez le montant reçu : le titre devient « Reçu de paiement partiel », la formule « et lui en donne quittance » disparaît et le reste dû s'affiche. Si l'impayé dure, l'étape suivante est la mise en demeure pour loyer impayé.
Envoyer la quittance par e-mail demande l'accord du locataire
« Avec l'accord exprès du locataire, le bailleur peut procéder à la transmission dématérialisée de la quittance. »
L'envoi par e-mail est donc une possibilité, pas un droit du bailleur. Sans accord exprès, la quittance se remet sur papier, en main propre ou par courrier. Le texte ne dit pas quelle forme doit prendre cet accord : par prudence, gardez-en une trace écrite et datée, par exemple une clause du bail ou un e-mail du locataire qui le demande.
Le générateur vous pose la question avant le téléchargement et vous le rappelle tant que la case n'est pas cochée.
La quittance est gratuite, et aucun frais ne peut être facturé
« Aucuns frais liés à la gestion de l'avis d'échéance ou de la quittance ne peuvent être facturés au locataire. »
L'interdiction est doublée dans le bail lui-même : l'article 4 de la loi de 1989 répute non écrite la clause qui fait supporter au locataire « des frais de relance ou d'expédition de la quittance ». Même signée, une telle clause ne s'applique pas. C'est pourquoi notre modèle ne comporte aucun champ de frais.
Un exemple de quittance remplie
Voici le document que produit le générateur avec des valeurs d'exemple : un loyer de 685 euros et 45 euros de provision sur charges. Le bouton « Voir un exemple rempli », en haut de page, charge ces valeurs dans le formulaire pour que vous puissiez les remplacer par les vôtres.
Questions fréquentes
La quittance de loyer est-elle obligatoire ?
Oui, dès que le locataire la demande. L'article 21 de la loi du 6 juillet 1989 oblige le bailleur ou son mandataire à transmettre gratuitement une quittance au locataire qui en fait la demande. Le texte ne fixe pas de rythme : rien n'empêche de l'envoyer chaque mois sans attendre la demande. La règle vaut aussi pour la location meublée de résidence principale (article 25-3).
Peut-on facturer l'envoi d'une quittance ?
Non. L'article 21 interdit de facturer au locataire des frais liés à la gestion de l'avis d'échéance ou de la quittance. L'article 4 de la même loi répute en outre non écrite la clause qui mettrait à sa charge les frais d'expédition de la quittance. Une telle clause ne peut donc pas être appliquée, même si le locataire l'a signée.
Que faire si le locataire ne paie qu'une partie du loyer ?
Vous lui remettez un reçu, pas une quittance : c'est ce qu'impose l'article 21 en cas de paiement partiel. Le reçu indique la somme encaissée, la période et le solde restant dû. Si l'impayé persiste, la suite est la lettre de mise en demeure.
Peut-on envoyer la quittance par e-mail ?
Oui, à condition d'avoir l'accord exprès du locataire (article 21). Le texte ne précise pas la forme de cet accord : conservez-en une trace écrite et datée, comme une clause du bail ou un e-mail du locataire. Sans cet accord, remettez la quittance sur papier.
Quelle différence entre une quittance et un avis d'échéance ?
L'avis d'échéance demande le paiement : il annonce, avant la date prévue au bail, le montant du loyer et des charges à régler. La quittance constate le paiement, une fois la somme entièrement encaissée. L'article 21 vise les deux documents pour interdire d'en facturer la gestion au locataire. Aucun texte ne rend l'avis d'échéance obligatoire, mais quand il existe, il doit faire apparaître, comme la quittance, l'assurance pour compte et la contribution pour économies de charge (articles 7 et 23-1).
Combien de temps faut-il conserver les quittances ?
Pour un bail soumis à la loi de 1989, les actions dérivant du bail se prescrivent par trois ans à compter du jour où le titulaire du droit a connu ou aurait dû connaître les faits (article 7-1). Le délai de droit commun du code civil, cinq ans (article 2224), concerne les locations hors loi de 1989. Conservez donc chaque quittance au moins trois ans, et par prudence jusqu'à trois ans après la fin du bail et le règlement des comptes. Côté bailleur, gardez aussi les doubles le temps du droit de reprise de l'administration fiscale, en principe jusqu'à la fin de la troisième année qui suit celle de l'imposition (article L169 du livre des procédures fiscales).
Existe-t-il un modèle Word ou Excel ?
Aucun texte n'impose de format : la loi fixe un contenu, pas un logiciel. Nous ne proposons pas de fichier Word ou Excel modifiable, parce qu'un PDF figé ne peut pas être retouché après signature, ce qui protège le bailleur comme le locataire si la quittance sert un jour de preuve. Le générateur calcule aussi le total et passe en reçu en cas de paiement partiel, ce qu'un tableur ne fait pas.
Les documents qui vont avec
Le loyer peut-il être révisé cette année ?
Si votre bail prévoit une révision annuelle, elle se demande à la date prévue, et elle se perd si vous attendez trop. La lettre se prépare en deux minutes.
Textes de référence
Vérifiés le 12 octobre 2026 sur Légifrance avec OpenLegi, état « en vigueur » à cette date. Comment nous vérifions.
- Article 21, loi n° 89-462 du 6 juillet 1989LEGIARTI000028806698 · en vigueur depuis le 27 mars 2014
- Article 4, loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 (clauses réputées non écrites)LEGIARTI000050623572 · en vigueur depuis le 21 novembre 2024
- Article 7-1, loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 (prescription de trois ans)LEGIARTI000028777184 · en vigueur depuis le 27 mars 2014
- Article 25-3, loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 (logements meublés)LEGIARTI000043977079 · en vigueur depuis le 24 août 2022
- Article 2224, code civil (prescription de droit commun)LEGIARTI000019017112 · en vigueur depuis le 19 juin 2008
- Article 7, loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 (assurance pour compte du locataire)LEGIARTI000051748585 · en vigueur depuis le 15 juin 2025
- Article 23-1, loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 (contribution pour économies de charge)LEGIARTI000043977449 · en vigueur depuis le 25 août 2021
- Article L842-1, code de la construction et de l'habitation (aide versée au bailleur)LEGIARTI000038814852 · en vigueur depuis le 1er septembre 2019
- Article L832-2, code de la construction et de l'habitationLEGIARTI000038814874 · en vigueur depuis le 1er septembre 2019
- Article L169, livre des procédures fiscales (droit de reprise)LEGIARTI000054358875 · en vigueur depuis le 1er juillet 2026
Relecture : Rémy Pampin
Créé le 12 octobre 2026Rédigé le 12 octobre 2026Mis à jour le 12 octobre 2026Textes vérifiés le 12 octobre 2026
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